Smart Book per Gestour
Il problema
Gestour vendeva da anni con un gestionale che faceva tutto, ma era datato e macchinoso proprio dove l’ufficio lavora di più: corse, listini e contabilità. Ogni operazione chiedeva molti passaggi e andava ripetuta una alla volta. Serviva un sistema nuovo, veloce in ogni parte del lavoro, che tenesse insieme sportello, agenzie e vendita online, e che avvisasse prima degli errori tenendo i conti sotto controllo da solo.
Cosa ho fatto
- Biglietteria fatta per lo sportello: si vende da una griglia di tariffe e mezzi con il prezzo già nella casella, su una pagina che sta tutta nello schermo, e una prenotazione si ritrova dal QR, dalla targa o dal cognome. L’app desktop che ho scritto stampa il biglietto senza finestre di dialogo, sulla stampante che c’era già, anche sui computer con Windows 7.
- Corse programmate in blocco: l’orario di una tratta per tutta la stagione si genera in un’operazione sola, con l’anteprima delle corse che nascono, degli orari già occupati e delle date senza prezzo; nave, posti, listino e canali di vendita si cambiano su tutte le corse scelte insieme.
- Prenotazioni da ufficio, agenzie e sito: una prenotazione tiene insieme andata e ritorno, passeggeri per categoria e veicoli con le misure già in anagrafica; le opzioni hanno scadenza e acconto, gli annulli applicano la penale per fascia oraria, i cambi di corsa una penale fissa, e ogni modifica alla prenotazione resta nello storico. Abbonamenti e tessere contano da soli i passaggi.
- Listini che avvisano prima: il programma segnala listini scaduti, tariffe incomplete e date senza stagione, che non si possono vendere, e il listino dell’anno dopo nasce duplicando quello in corso. Porti, tratte e navi che hanno già venduto non si cancellano e non cambiano codice, così lo storico resta giusto.
- Contabilità e fisco italiano: le fatture, immediate e differite, nascono dalla vendita; un annullo diventa nota di credito o variazione dei corrispettivi, e un mese chiuso non cambia più. Partita IVA, codice SDI e PEC si controllano mentre si scrivono, e ogni fattura elettronica viene controllata prima di esportarla per il commercialista.
- Cassa con regole fisse: si incassa solo con un turno aperto, un rimborso torna sullo strumento con cui si è pagato e un movimento confermato non si modifica più; un report mostra chi ristampa cosa.
- Agenzie autonome, dentro le regole: dal portale l’agenzia prenota, annulla prima della partenza e corregge i dati da sola; il fido è il tetto del dovuto e oltre il limite la vendita si ferma, e per ogni corsa si decide quanti posti possono vendere le agenzie. Gli estratti conto partono in serie.
- Vendita online e sito nuovo: il passeggero paga con carta, il gestionale ricontrolla posti e prezzo prima di incassare e la prenotazione nasce solo a pagamento riuscito, anche se il passeggero chiude la pagina. Ho rifatto anche il sito di Gestour, che vende le linee da Smart Book con pagamento Nexi, insieme a tour, minicrociere ed eventi.
- Passaggio senza fermare la vendita: l’avvio è in due tempi, prima ufficio, agenzie e sito, poi le biglietterie; le fatture continuano la numerazione di prima, le tessere già pagate restano valide e un controllo verifica la configurazione del server prima dell’accensione.
- Qualità: il sistema passa oltre duemila test automatici, anche sul cambio d’anno e dell’ora, e una prova con più operatori che vendono lo stesso posto nello stesso istante controlla che non ci siano doppie vendite; ogni mattina sedici verifiche ripassano i conti, e ogni ruolo ha il suo manuale.
Smart Book è un prodotto: per un’altra compagnia si installa in un ambiente dedicato e si accendono solo i moduli che servono. La scheda del prodotto
Il risultato
- Tutto il lavoro è molto più veloce: corse, listini, vendita e contabilità.
- Sportello, agenzie e sito vendono sulla stessa capienza in tempo reale.
- La contabilità nasce dalla vendita: fatture, IVA, corrispettivi e tassa di sbarco senza reinserimenti.
- Le agenzie prenotano da sole dentro il fido, con l’estratto conto sempre aggiornato.
- Ogni mattina un controllo automatico ricontrolla fatture, incassi e corrispettivi e segnala solo le anomalie nuove.
Hai un problema simile?
Raccontamelo: ti dico se e come si può risolvere, anche con l’AI.
