Smart Book: biglietteria, prenotazioni e contabilità per compagnie di navigazione, in un solo sistema

• Biglietteria Una vendita allo sportello sta tutta in una schermata: la tratta della sede è già scelta, la tariffa si prende dalla griglia con il prezzo già scritto e per un veicolo basta la targa. Un biglietto venduto si ritrova dal QR, dalla targa o dal cognome.
• Turni di cassa Ogni incasso e ogni rimborso entrano nel turno di chi li registra. Alla chiusura l’operatore conta contanti, POS e bonifici, il programma li confronta con quello che doveva esserci e, se c’è una differenza, chiede una nota.
• Prenotazioni Dall’ufficio, dalle agenzie e dal sito, in andata o andata e ritorno. Un’opzione tiene i posti fino alla scadenza e, se nessuno ha pagato, poi li libera da sola. L’annullo ha una penale secondo quanto manca alla partenza, il cambio di corsa una penale fissa, e il rimborso torna sul mezzo con cui si è pagato. Ogni modifica resta nello storico.
• Corse e capienza L’orario di una tratta per tutta la stagione si crea in un’operazione sola, e prima di confermare il programma mostra i giorni senza prezzo e gli orari già occupati. Se cambia la nave, si cambia su tutte le corse scelte insieme, ma mai con una più piccola di quanto è già venduto. Passeggeri e garage si contano a parte, il garage a metri, e l’ultimo posto non si vende due volte.
• Listini e tariffe Tariffe per stagione e categoria, con residenti, gruppi con omaggi, veicoli con il conducente e la tassa di sbarco dove si paga. Il listino dell’anno dopo nasce copiando quello in corso, e il programma avvisa se un listino scaduto è ancora in uso o se manca la tassa di sbarco.
• Agenzie e clienti a credito Ogni agenzia entra con i suoi utenti, prenota solo con le tariffe che le apri e vede quanto fido le resta. Il fido conta tutto il dovuto, fatture non pagate comprese: oltre il limite la vendita si ferma e il messaggio spiega perché. Su ogni corsa puoi fermare le agenzie prima del tutto esaurito, così gli ultimi posti restano a sportello e sito. Gli estratti conto partono in serie.
• Abbonamenti e pendolari Tessere nominative con le tratte consentite, rinnovate un mese alla volta. A ogni passaggio il programma controlla che la tessera valga per quel giorno e quella corsa, e lo stesso passaggio non si conta due volte.
• Contabilità e fisco Le fatture nascono dalla vendita: immediate per chi paga subito, differite per agenzie e clienti a credito. Un annullo diventa nota di credito o variazione dei corrispettivi, e un mese chiuso non cambia più. IVA, registro delle vendite e tassa di sbarco per il comune sono pronti per il commercialista, e una fattura elettronica con dati sbagliati si ferma prima di uscire, con il motivo.
• Sito di prenotazione Il passeggero sceglie la corsa sul sito della compagnia, paga con carta e riceve il biglietto per email. Prima di incassare il programma ricontrolla posti e prezzo, e la prenotazione nasce anche se il passeggero chiude la pagina. Se un pagamento resta senza prenotazione, il programma la ricostruisce da solo o la segnala in ufficio. Smart Book ha le API per vendere dal sito: il sito lo realizzo o lo collego io, a quello che hai o a uno nuovo.
• Bacheca e report Appena entri, la bacheca mostra solo quello che resta da fare: turni rimasti aperti, opzioni in scadenza, fatture da incassare, pagamenti da riconciliare. Vendite per giorno, agenzia o tratta, occupazione delle corse e ristampe hanno le loro pagine; ogni ruolo vede solo quello che gli serve e ha il suo manuale.

I moduli si accendono uno per uno: si parte da biglietteria e prenotazioni e si aggiunge il resto.

Costruito per non sbagliare

Quando si conferma una vendita, il programma ricontrolla posti, fido e tariffe consentite, anche se la pagina era aperta da tempo. Oltre duemila test automatici provano prenotazioni, biglietteria, fatture e permessi, anche al cambio d’anno e dell’ora. Una prova con più operatori che vendono gli stessi posti nello stesso istante ha verificato che non ci sono doppie vendite. Ogni mattina il programma ricontrolla i conti e manda un’email solo se trova anomalie nuove.

Smart Book si usa con una licenza annuale. Lo installo solo per la tua compagnia, su un sistema tutto tuo, e accendo i moduli che ti servono. Prima dell’avvio carichiamo insieme porti, tratte, listini e anagrafiche, e le fatture continuano la numerazione di prima; poi insegno a usarlo a chi ci lavora, e l’assistenza è inclusa. Le personalizzazioni le concordiamo prima.